‘Hoe werkt het nou bij NEN en hoe komt een norm tot stand?’ Dat zijn vragen die vaak gesteld worden. Zeker in het EGIZ project, waar NEN een heel stelsel aan normen ontwikkelt in kader van de Wegiz. Een complex werkveld waar we samenwerken met het ministerie van VWS, partners uit het zorgveld en waar inmiddels ruim 300 leden meedenken in verschillende EGIZ-werkgroepen. Met deze serie columns geeft NEN graag een kijkje in de EGIZ-keuken.
Communicatie in de EGIZ-keuken
Om echt inzicht te geven in wat er speelt, gebruiken we graag de analogie van een keuken. Denk aan een keuken waar alles lijkt te draaien om het fornuis, de potten en pannen, de chef en de afwasser. Maar er zijn twee elementen die écht cruciaal zijn voor het succes, en die zijn niet altijd direct zichtbaar. Het eerste is goede voorbereiding, of zoals ze in de keuken zeggen: ‘mise en place’, ook wel ‘preppen’ genoemd. Zonder goede voorbereiding maakt het niet uit hoe goed je keukenbrigade of je middelen zijn, alles kan alsnog misgaan.
Het tweede, en misschien nog belangrijker, is communicatie. Zonder heldere communicatie loopt elk proces spaak, hoe goed de voorbereiding ook is. Dit geldt zeker voor het EGIZ-project, waar communicatie de samenwerking tussen verschillende partijen bevordert. Van de start tot aan de publicatie van een norm is effectieve communicatie onmisbaar. Iemand die hier in de EGIZ-keuken alles van weet, is Patricia van Bergeijk.
“Ik ben een zeiler,” vertelt Patricia, “en als je in Friesland vaart, kom je soms langs sluizen waar toeristen met een gehuurd jacht proberen door te varen. De Friezen, altijd behulpzaam, roepen dan ‘it kin net’, wat Fries is voor ‘het kan niet’. De toeristen verstaan echter ‘het kan net’ en denken dat het allemaal wel goed gaat. Het resultaat is voorspelbaar: chaos.”
Dit voorbeeld illustreert hoe belangrijk het is dat iedereen dezelfde taal spreekt, zeker in een project als EGIZ, waar mensen uit verschillende disciplines komen, van verpleegkundigen tot softwareontwerpers. Een misverstand in de communicatie kan grote gevolgen hebben, net als bij die boten in Friesland. Daarom letten we binnen het EGIZ-project scherp op hoe we communiceren.
Communicatie in de praktijk
Bij de ontwikkeling van een norm werken we nauw samen met de zorgsector. Dit begint met een informatiesessie, georganiseerd in samenwerking met het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), waarin we uitleggen waarom deze norm nodig is. We nodigen betrokkenen uit om deel te nemen aan de werkgroep en houden geïnteresseerden tijdens het hele proces op de hoogte via evenementen en publicaties.
Naast dezelfde taal spreken, is ook de inhoud van onze communicatie essentieel. We werken met een communicatieteam, maar de projectleiding wordt altijd betrokken om te zorgen dat de informatie accuraat en up-to-date is. Zo voorkomen we dat er misverstanden ontstaan. Verder worden alle teksten – of het nu voor tijdschriften, de website of sociale media is – centraal geredigeerd om consistentie in tone of voice te waarborgen. Dit is mijn taak, en tenzij het noodzakelijk is, pas ik niets inhoudelijks aan in de teksten, maar zorg ik wel dat het geluid hetzelfde is.
Bovendien plannen we zorgvuldig wanneer we wat naar buiten brengen. Wildgroei op sociale media helpt niet, dus mijn collega en ik zijn verantwoordelijk voor wat via de officiële EGIZ-accounts wordt gecommuniceerd. Wanneer een norm openstaat voor commentaar, wordt deze ter consultatie aangeboden aan het publiek of specifieke stakeholders. Dit biedt belanghebbenden de kans om feedback te geven voordat de norm definitief wordt goedgekeurd en gepubliceerd. Communicatie is hierbij essentieel om dit proces onder de aandacht te brengen. Na verwerking van de commentaren wordt de definitieve norm gepubliceerd. Voor het EGIZ-project zijn deze normen kosteloos in te zien. Om dit landelijk bekend te maken, communiceren we via persberichten, nieuwsbrieven, onze website en LinkedIn.
Op koers blijven
Wil je op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom NEN-normen en certificatieschema’s, waaronder die van EGIZ? Volg ons dan op LinkedIn en ontvang updates over ons werk in opdracht van VWS voor de elektronische gegevensuitwisseling in de zorg.
Ay Skipper!
Lees hier ook de andere kijkjes in de keuken terug
EGIZ is niet sexy, maar wel spannend
Van Q’s gadgets naar NEN’s hulpmiddelen
Een kijkje in de keuken bij een van de NEN duizendpoten
De totstandkoming van de NEN 7540 BgZ
Communicatie als bindende kracht
